Montréal crée un programme d'évaluation de ses fournisseurs

« Pour la première fois de son histoire, la Ville de Montréal détiendra un formidable levier qui nous procurera la discrétion nécessaire pour écarter, pendant deux ans, les entreprises qui offrent un rendement inférieur à nos attentes, a déclaré Lionel Perez, responsable des infrastructures, de la Commission des services électriques, de la gouvernance et de la démocratie ainsi que des relations gouvernementales au comité exécutif. Ainsi, la règle du plus bas soumissionnaire ne sera plus le seul critère fondamental pour l'octroi de contrats.»

Les contrats visés

L'évaluation de rendement des fournisseurs et des entrepreneurs s'appliquera à tout contrat adjugé par les services corporatifs ou les arrondissements dans le cadre d'un appel d'offres public, d'un concours d'architecture ou de design d'une valeur de 100 000 $ et plus, ou pour tout autre contrat que le comité exécutif jugerait utile d'évaluer. 

Selon la nature du contrat, la grille d'évaluation de rendement appropriée sera intégrée aux documents d'appel d'offres afin d'informer préalablement les soumissionnaires de ce nouveau processus.

Des règles uniformes

Le processus de préparation et de documentation d'un sommaire décisionnel sera utilisé afin d'acheminer au comité exécutif, aux fins d'approbation, tous les rapports d'évaluation de rendement insatisfaisant qui auront été réalisés.

Le rapport d'évaluation sera basé sur des grilles d'évaluation propres à chacun des domaines d'acquisition : biens et services généraux, services professionnels et exécution de travaux. Chaque grille sera constituée de thèmes obligatoires à pondération prédéterminée et d'éléments explicatifs de mise en contexte. Ces grilles d'évaluation produiront des résultats quantitatifs menant à un pointage exprimé en pourcentage. La note de passage pour obtenir un rendement satisfaisant sera de 70 %.

Afin de préciser les rôles et les responsabilités des divers intervenants dans l'évaluation du rendement des firmes, le Service de l'approvisionnement de la Ville de Montréal produira un encadrement administratif. Les services centraux et les arrondissements seront responsables de l'application de cet encadrement.

Délais prévus

Tout rapport de rendement insatisfaisant sera préalablement transmis à la firme par l'unité d'affaires dans un délai de 60 jours après la fin du contrat. L'entreprise disposera d'un délai de 30 jours pour y répondre. Au-delà de ce délai et en l'absence de réponse, l'évaluation de rendement insatisfaisant sera confirmée.

S'il y a réponse de la firme avant la fin du délai de 30 jours, après analyse, l'unité d'affaires pourra décider de retirer ou de maintenir l'évaluation de rendement insatisfaisant. Tous les dossiers des entreprises faisant l'objet d'une évaluation de rendement insatisfaisant seront soumis au comité exécutif via le dépôt d'un sommaire décisionnel.

Répercussions d'une évaluation de rendement insatisfaisant

La confirmation par le comité exécutif du rendement insatisfaisant d'un fournisseur se traduira, après l'adoption d'une résolution, par l'inscription de la firme pour une période de 2 ans sur la Liste des fournisseurs et des entreprises à rendement insatisfaisant, avec la possibilité de voir leurs soumissions futures rejetées durant cette période. 

Le Service du greffe maintiendra une liste centralisée et publique des fournisseurs et des entrepreneurs à rendement insatisfaisant et chaque ajout ou retrait à la liste sera porté à la connaissance des instances décisionnelles.

Étude d'une soumission déposée par une entreprise ayant fait l'objet d'une évaluation de rendement insatisfaisant

Malgré son inscription sur cette liste, les entreprises conserveront leur droit de déposer une soumission en réponse à un appel d'offres de la Ville. Plutôt que de donner aux villes le pouvoir de déclarer une firme au rendement insatisfaisant inapte à soumissionner, le législateur a plutôt décidé de laisser aux instances décisionnelles le soin de refuser ou d'accepter la (les) soumission(s) d'une firme dont le nom figurerait sur la liste de rendement insatisfaisant.

Si une firme dont le nom apparaît sur la liste des fournisseurs et des entreprises à rendement insatisfaisant soumissionne dans le cadre d'un appel d'offres et est le plus bas soumissionnaire conforme, l'unité d'affaires devra recommander ce fournisseur, mais précisera au sommaire décisionnel que cette firme est inscrite sur la liste des fournisseurs à rendement insatisfaisant.

L'unité d'affaires devra faire état des répercussions de ne pas octroyer le contrat à cette firme. Il reviendra ensuite aux instances de décider de rejeter ou d'octroyer ce nouveau contrat à la firme, et ce, en considérant toutes les implications d'une telle décision.

La Ville de Montréal investit environ 1,5 milliard $ par année pour des contrats visant l'acquisition de biens, de services professionnels et généraux ainsi que pour  l'exécution de travaux. Ce nouveau programme d'évaluation de rendement des fournisseurs et des entrepreneurs entrera en vigueur dès que le conseil municipal et le conseil d'agglomération auront adopté les résolutions nécessaires.

Source: Ville de Montréal - Cabinet du maire et du comité exécutif