La prolifération des documents est une problématique de plus en plus grandissante ces dernières années. Or ce phénomène a eu de sérieuses conséquences au sein de la majeure partie des entreprises. Cette formation a pour but d'aider la gestion périodique des documents des entreprises afin de préserver la mémoire corporative.
À la fin de la formation les participants seront en mesure :
- De décrire les concepts de gestion documentaire ;
- De concevoir les lignes directrices d’un plan de classification conforme aux processus de l’organisation ;
- D’élaborer des méthodes de gestion documentaire efficaces ;
- De mettre sur pied une méthode commune et reconnue pour la gestion des documents électroniques, des courriels et des documents papier ;
- D’uniformiser la façon de classer les documents, de gérer les versions et de les conserver.
Contenu de la formation :
- Introduction aux notions générales en gestion documentaire
- Les différentes caractéristiques d'un document
- Comment concevoir un plan de classification électronique
- Les différences à considérer pour la classification électronique
- Un plan de classification orienté sur les processus internes
- Modèles de plan de classification pour faciliter la réflexion
- Comment nommer un document et gérer les versions
- L'importance d'inclure la gestion des courriels à la démarche
... en mode pratique :
Cas pratique simple sur les notions de base de la gestion documentaire
Ateliers en équipes
Échange dynamique entre les participants
Coffre à outils :
Documents de référence
Modèle de plan de classification
Agréments :
Activité de formation continue pour les architectes, ingénieurs, gestionnaires de bâtiments, constructeurs, etc. : 14,0 h
Unités d'éducation continue (UEC) : 1,4
Formateur(s) :
Julie Rodrigue, consultante
